Historia Institucional
El Archivo es una institución que se ha consolidado en los últimos años a partir del impulso que se le ha dado por parte del gobierno del Estado, sin embargo para llegar a este punto es necesario referirse a la trayectoria archivística en Quintana Roo.
La historia archivística de Quintana Roo primero como territorio y su consecuente conversión a Estado ha asumido un carácter aleatorio, marcado por la naturaleza de sus dificultades, que van desde la consolidación política del territorio a principios de siglo XX y durante el primer lustro de los treintas; los vaivenes de la capital, los fenómenos naturales y el escaso interés por la conservación de la memoria institucional por parte de las autoridades del territorio y del estado en sus diferentes administraciones, se han conjugado para derivar en una historia archivística de exigua tradición.
La frágil organización de los archivos quintanarroenses (como instituciones para salvaguardar el patrimonio histórico) ha sido, como en la mayor parte de los archivos estatales de nuestro país, una constante, ya que desde que fue trasladada por segunda vez la capital del territorio, en esta ocasión de Santa Cruz de Bravo a Payo Obispo en 1915, a partir de esta fecha y hasta 1950 la labor archivística de la entidad fue desarrollada en las instituciones sólo como un trámite y no con la finalidad de preservar el patrimonio institucional de la localidad mediante la conservación de los documentos, así las contadas instituciones que asumieron la responsabilidad de resguardar documentos y organizarlos de acuerdo a sus necesidades particulares, lo hicieron enfrentando dificultades que van desde la falta de espacios adecuados, personal, mobiliario, material de trabajo; la escasa organización en el gobierno para el uso y funcionamiento de los archivos, hasta el efecto destructivo de la naturaleza como ciclones, tormentas e inundaciones.
A principios de la década de los cincuenta, parte de la documentación correspondiente al actual fondo documental Territorio Federal de Quintana Roo se concentraba en la segunda planta del actual palacio de gobierno. Otra parte estaba en los bajos del antiguo edificio de madera, ocupado anteriormente para las funciones administrativas de la Primera Delegación del Territorio.
La información de las dependencias del poder ejecutivo del territorio fue organizada con base en un criterio geográfico, por expedientes y por asuntos. Con un volumen de documentos de aproximadamente medio centenar de cajas archivadoras, distribuidas en la oficina habilitada como archivo. Los tipos de documentos existentes eran: correspondencia entre dependencias y documentación sobre el movimiento de hoteles que servía para el manejo policiaco, así como también estadísticas, actas de nacimiento, formas, etcétera, siendo limitado en cuanto a información histórica.
El Archivo General de acuerdo a la estructura, en primera instancia permaneció desde 1917 bajo la responsabilidad de la Secretaría General de Gobierno y posteriormente en 1960 pasó al encargo de la Oficialía Mayor. Algunas de las personas que prestaron servicio como archivistas, según la información que consta en las listas de nómina entre 1947 y 1967, se desempeñaron en diferentes dependencias de gobierno, como son: Secretaría General de Gobierno, Tesorería General, Oficialía Mayor de Gobierno, en donde el Archivo General no figuraba como tal. Sólo una parte de las principales dependencias del territorio federal conservaba sus archivos. Por otra parte existían los archivos del poder judicial que conservaban información desde principios del siglo XX en los libros de protocolos y volúmenes de instrumentos públicos, que aún se conservan.
Haciendo una revisión de las nóminas de trabajadores que conformaron la estructura de gobierno del territorio, encontramos que a partir de la primera y segunda quincena de enero de 1949 aparece una larga lista de personas adscritas a los archivos de las diferentes dependencias de las administraciones del territorio, para el periodo de 1949 a 1977.
Aproximadamente en 1970 el Sr. Wilbert Marín recibió el encargo por parte de la Oficialía Mayor del Gobierno del Territorio para organizar el Archivo. Dicha documentación apenas unos cuantos años antes había logrado salvarse en parte de la acción del ciclón Janet. La movilización de dicha documentación con la finalidad de evitar riesgos similares a este en lo futuro, tendría un costo muy alto, la pérdida de documentos consecuencia de las condiciones del traslado.
A principios de la década de los setenta, el archivo sólo contaba con tres personas por falta de presupuesto, las condiciones para el manejo de la documentación prevalecientes ya desde aquellos años fueron una constante en los diferentes locales que ocupó en edificio hasta el año 2001; la documentación se encontraba depositada en cajas de cartón, por lo que gran parte del material permaneció durante mucho tiempo expuesto a la humedad, polvo y agentes nocivos para la conservación de los documentos, inclusive al ser trasladadas se perdió gran parte de la información histórica del territorio, los expedientes se encontraban totalmente destruidos por el comején.
A mediados de la década de los setenta, la documentación fue sometida a tratamientos con insecticidas para posteriormente colocarla en archiveros y anaqueles dentro de las oficinas habilitadas como archivo. En gran parte la documentación histórica seguía siendo controlada por las dependencias que la generaron.
En su tránsito por diferentes locales, el archivo estuvo ubicado, según datos de algunos archivistas, en los terrenos que actualmente ocupa la biblioteca pública Javier Rojo Gómez, en Obras Públicas, de ahí fue trasladado al Palacio de Gobierno. Después del huracán Janet fue trasladado del Palacio de Gobierno a los talleres en la hoy escuela Leona Vicario.
La publicación semanaria Quintana Roo Gráfico, del 31 de octubre de 1986, refiere que el Archivo se encontraba en lo que hoy es el edificio del Centro de Readaptación Social, en las afueras de la ciudad y que su funcionamiento no era el adecuado para lo que debía ser un archivo en forma, por lo que fue trasladado por indicaciones del Lic. Pedro Joaquín Coldwell, en ese entonces Gobernador del Estado, al local ubicado en las calles de Laguna de Bacalar y Francisco May.
A mediados de los años ochenta, el Archivo continuaba ubicado en esta dirección, sitio en el que permaneció hasta 1989 pues fue trasladado al nuevo local localizado en la Calzada Veracruz esquina con Manuel M. Dieguez, mismo que era compartido con otra unidad administrativa (Departamento de Inventarios), la parte correspondiente al Archivo ocupaba 336 metros cuadrados (la cuarta parte de la superficie actual), al mismo tiempo se guardaban muebles rotos, y funcionaba como bodega propia del Periódico Oficial del Estado de Quintana Roo almacenando ejemplares excedentes de dicha publicación.
Para este momento, la característica sobresaliente en la organización del acervo era la falta de diferenciación entre el archivo histórico (gran parte del volumen que actualmente hoy pertenece al fondo denominado territorio federal) y el de concentración, aunque ya con cierto orden de descripción en el 20% de los mismos; tampoco estaban separados los libros y publicaciones periódicas de los documentos que permanecían en las cajas archiveras de transferencia.
En 1990 otro acontecimiento estuvo a punto de reducir a cenizas la documentación de la administración pública concentrada en este acervo, un desperfecto en el suministro eléctrico del edificio ocasionó que la madrugada del 11 de enero de ese año el fuego consumiera 10% de la documentación concentrada. La intervención del cuerpo de bomberos evitó que el siniestro cobrara proporciones mayores. El desorden de documentos semi-quemados y mojados, esparcidos en el piso del edificio, trajo como consecuencia la adopción de nuevos criterios de ordenamiento para la documentación, ante la pérdida del orden original se recurrió a un ordenamiento artificial. Por lo que a partir de ese momento la documentación del Archivo del Estado quedaría dividida en dos unidades al interior de esta institución: archivo de concentración y archivo histórico. Esta última se formaría con documentos cuya característica fuese tener una antigüedad de al menos 25 años. A partir de ese momento, de manera automática surgiría en el Archivo Histórico, el fondo denominado Territorio Federal de Quintana Roo conteniendo documentación que contemplaba el periodo de 1902 a 1974.
Territorio Federal ha sido el acervo que más movimiento ha registrado en cuanto a consultas por parte del público, en la corta historia de esta institución, ya que su información se vincula de manera directa a la historia reciente de Quintana Roo, como administración territorial. Sin embargo el Archivo General del Estado, también cuenta con los fondos documentales Federación de Cooperativas de Quintana Roo, Estado Libre y Soberano 1974-1981, un abundante acervo fotográfico en formación, así como fotocopias de acervos documentales de otros estados, resguardados en la unidad de Archivo Histórico. Además, ha logrado poner a disposición del público en el área denominada Biblioteca y Hemeroteca, una Colección del Periódico Oficial del Territorio de Quintana Roo de 1936 a 1974, Periódico Oficial del Estado de Quintana Roo, Diario Oficial de la Federación, libros y revistas relacionados con la historia de Quintana Roo. También cuenta con un área de Mapoteca que resguarda cerca de 800 documentos entre los que aparecen: mapas, planos y croquis del Territorio y Estado de Quintana Roo.